Przedsiębiorcy często decydują się na organizacje wydarzeń firmowych dla swoich pracowników, współpracowników i kontrahentów, na przykład w formie wyjść lub wyjazdów integracyjnych bądź eventów, na które zapraszani są klienci.
Z organizacją eventów wiąże się szereg kwestii prawnych, o których należy pamiętać. Czego zatem nie wolno pominąć przy zawieraniu umów o organizację wydarzeń oraz ich wykonywaniu?
Umowy z podwykonawcami
Rzadko zdarza się, aby event był realizowany przez jeden podmiot. Przeważnie jest to firma, która jest zainteresowana organizacją wydarzenia, profesjonalny podmiot, który taką organizacją się zajmuje oraz inni podwykonawcy – DJ, fotograf, catering, itp.
Im bardziej złożony event, tym więcej podmiotów jest zaangażowanych w jego organizację. Konieczne jest zatem odpowiednie skoordynowanie działań, ustalenie obowiązków oraz odpowiedzialności.
Dokładne określenie szczegółów wydarzenia
Przebieg każdego eventu powinien być odpowiednio zaplanowany i odpowiednio odzwierciedlony w umowie o jego organizację. Dla przykładu, jeśli uczestnicy będą mieli dostęp do strefy SPA w hotelu, w którym odbywa się wydarzenie, warto z góry ustalić, co znajduje się w ofercie tej strefy i w jakim czasie będzie możliwe korzystanie z niej.
Dokładnego określenia wymagają terminy. Jeśli pewne elementy wydarzenia muszą zostać przygotowane wcześniej, powinno to zostać uwzględnione w umowie. Czasem konieczne będzie ustawienie sceny, stoisk, itp. Tego rodzaju czynności nie powinny być wykonywane na ostatnią chwilę, zatem umowa powinna przewidywać możliwość wcześniejszego zapoznania się ze stanem przygotowania wydarzenia i zgłoszenia ewentualnych uwag. Dotyczy to także materiałów promocyjnych, które muszą zostać udostępnione z wyprzedzeniem.
Powyższe ustalenia będą się różnić w zależności od charakteru danego wydarzenia i powinny być każdorazowo dopasowywane do jego potrzeb.
Organizacje zbiorowego zarządzania
Wydarzenia często wiążą się z odtwarzaniem muzyki. Czasem puszcza ją DJ, innym razem w evencie uczestniczy zespół dający koncert. W takim przypadku niezbędne jest zawarcie stosownych umów z organizacjami zbiorowego zarządzania prawami autorskimi (najczęściej są to Stowarzyszenie Autorów ZAiKS oraz Związek Artystów Wykonawców STOART) oraz uiszczenie stosownych opłat licencyjnych.
Przy organizacji jakiegokolwiek eventu warto zatem wcześniej zadbać o ustalenie, kto będzie odpowiedzialny za zawarcie umowy z właściwą organizacją zbiorowego zarządzania oraz opłacenie licencji. Ważne jest także sporządzenie listy utworów, które zostaną odtworzone, bowiem organizacje zbiorowego zarządzania mogą żądać jej przedstawienia.
Wykorzystywanie cudzych utworów bez stosownej licencji może wiązać się z odpowiedzialnością odszkodowawczą, a nawet karną.
Zgody na wykorzystanie wizerunku
Firmy organizujące wydarzenia bardzo często chwalą się nimi w swoich social mediach udostępniając zdjęcia oraz nagrania. Jeśli w takich materiałach pojawia się wizerunek uczestników, należy zadbać o posiadanie podstawy jego rozpowszechniania. Wizerunek jest chroniony na gruncie różnych aktów prawnych – są to dane osobowe w rozumieniu RODO, a także dobro osobiste, o którym mowa w kodeksie cywilnym. Wreszcie, zasady ochrony wizerunku są wprost ujęte w art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
Rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby na nim przedstawionej. O ile nie zastrzeżono inaczej, nie dotyczy to sytuacji, gdy osoba ta otrzymała wynagrodzenie za pozowanie. Zezwolenie nie jest także potrzebne do udostępnienia wizerunku:
1) osoby powszechnie znanej, jeżeli wizerunek wykonano w związku z pełnieniem przez nią funkcji publicznych, w szczególności politycznych, społecznych, zawodowych;
2) osoby stanowiącej jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz, publiczna impreza.
W przypadku eventów firmowych istotne znaczenie ma przede wszystkim ta druga podstawa. Jeżeli zdjęcia będą przedstawiać większą grupę osób, z których żadna nie będzie się znacząco wyróżniać i bez której zdjęcie nie utraci swojego charakteru, wówczas jego udostępnienie będzie możliwe bez odrębnego zezwolenia. Inaczej spojrzymy jednak na sytuację, gdy kadrowanie obejmuje wyraźnie konkretną osobę – wówczas jej zgoda będzie konieczna.
Zgoda na rozpowszechnienie wizerunku w tego rodzaju wydarzeniach może być dorozumiana i wyrażona poprzez akceptację regulaminu wydarzenia. Należy jednak pamiętać, że osoba przedstawiona na zdjęciu może w każdej chwili cofnąć zezwolenie, a wówczas rozpowszechnianie jej wizerunku będzie niedozwolone.
Podsumowanie
Organizacja eventów firmowych to złożone zagadnienie. Każde wydarzenie ma swój indywidualny charakter i wymaga innego rodzaju czynności przygotowawczych. Każdy chciałby, żeby jego wydarzenie było wyjątkowe i zapadało w pamięć jako udane, dlatego warto skrupulatnie przygotować się do organizacji i zawrzeć odpowiednie umowy z podwykonawcami, które kompleksowo uregulują wszystkie niezbędne kwestie.