Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością („sp. z o.o.”) to jedna z najczęściej wybieranych przez agencje marketingowe form prawnych prowadzenia działalności gospodarczej. Z jednej strony spółka z ograniczoną odpowiedzialnością stanowi atrakcyjną formę prawną z uwagi m.in. na ograniczoną odpowiedzialność wspólników czy niskie koszty jej założenia (wniosek o rejestrację sp. z o.o. w KRS można złozyć przez ministerialny portal S24, co w praktyce zajmuje kilka godzin).
Z drugiej stony, w przypadku spółek, w których jest kilku wspólników, bieżące podejmowanie decyzji i zarządzanie spółką może być skomplikowane. Na porządku dziennym zdarza się, że agencje współtworzy kilku wspólników, którzy poza rolą udziałowców, wchodzą do zarządu spółki oraz bardzo często wykonują pracę merytoryczną na rzecz spólki, odgrywając kluczowe role na początkowym etapie jej rozwoju.
Świadczenie usług na rzecz swojej spółki z o.o. to nieodłączny element funkcjonowania mniejszych agencji. W celu zabezpieczenia spółki przed nadużyciami, a także w celu ochrony jej wspólników i wierzycieli, ustawodawca wprowadził ograniczenie prawa członków zarządu do reprezentacji spółki.
Zgodnie z art. 210 Kodeksu spółek handlowych („k.s.h.”), w umowie między spółką z ograniczoną odpowiedzialnością a członkiem zarządu, spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników (art. 210 § 1 k.s.h.). Sankcją za niespełnienie tych wymogów jest nieważność wadliwie podpisanej umowy.
W odniesieniu do zasady określonej w art. 210 k.s.h., należy pamiętać, że obejmuje ona zarówno umowy wynikające ze stosunku spółki, jak i te, które mają swoje źródło w relacjach pozaspółkowych (Np. jeżeli wspólnik będzie chciał w drodze umowy darowizny przekazać spółce pieniądze). W praktyce, w większości agencji nie funkcjonuje rada nadzorcza, zatem zdecydowanie częstszą sytuacją będzie reprezentacja spółki przez pełnomocnika.
W takim układzie, regularnie może zachodzić konieczność zwołania zgromadzenia wspólników. Oczywiście, w praktyce większość zgromadzeń odbywa się bez formalnego zwołania (w trybie art. 240 k.s.h.). W tym miejscu mogą pojawić się trudności w sprawnym zarządzaniu spółką, zwłaszcza gdy wspólnicy na co dzień znajdują się w różnych miejscach, co często ma miejsce w praktyce.
Wprowadzenie regulaminu zdalnego uczestnictwa w zgromadzeniach usprawni podejmowanie decyzji
Tradycyjne zgromadzenie wspólników, w którym obecni są na miejscu wszyscy wspólnicy może stanowić duże wyzwanie dla bieżącej działalności operacyjnej spółki i w praktyce może być trudne do zorganizowania, zwłaszcza gdy konieczość ich odbywania zachodzi regularnie. Rozwiązaniem może być wprowadzenie regulaminu zdalnego uczestnictwa w zgromadzeniu wspólników.
W związku z pandemią wirusa COVID-10 zasady organizowania Zgromadzeń Wspólników za pośrednictwem internetu uległy znacznemu uproszczeniu.
Zgodnie z art. 234(1) k.s.h., wspólnicy mogą brać udział w zgromadzeniu wspólników za pośrednictwem internetu, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.
Tymsamym w porównaniu do poprzednio obowiązującej regulacji odwrócono zasadę: jeżeli umowa spółki nie zawiera zapisów przeciwnych, można organizować zgromadzenia wspólników „przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej”. O zdalnym sposobie zgromadzenia wspólników spółki formalnie postanawia podmiot zwołujący to zgromadzenie (w praktyce, najczęsciej będzie to zarząd).
Aby zorganizować zdalne zgromadzenie wspólników, konieczne jest wcześniejsze uchwalenie regulaminu przez radę nadzorczą (lub wspólników, jeśli rada nie została powołana), który określi zasady uczestnictwa w zgromadzeniu.
Kolejna zaleta – Zgoda wspólników na regulamin nie wymaga fizycznego zgromadzenia – wystarczy pisemna akceptacja wspólników mających bezwzględną większość głosów.
Regulamin powinien ograniczać się do niezbędnych wymogów, które zapewnią identyfikację wspólników i bezpieczeństwo komunikacji elektronicznej. Chodzi o to, żeby wspólnicy mieli (w miarę możliwości) prawo do udziału w zgromadzeniu na takich samych zasadach jak wspólnicy, którzy fizczynie znajdują się w miejscu zgromadzenia.
Organizator zgromadzenia powinien w zaproszeniu jasno wskazać możliwość uczestnictwa w obradach online i zawrzeć szczegóły dotyczące uczestnictwa, wypowiadania się oraz głosowania.
Zgromadzenie musi mieć jedną fizyczną lokalizację, zazwyczaj siedzibę spółki, gdzie obecni są przewodniczący i protokolant, podczas gdy pozostali wspólnicy mogą uczestniczyć zdalnie. Używane aplikacje (np. Zoom, Skype) powinny umożliwiać identyfikację osób, zapewniać bezpieczeństwo oraz dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym, a także dostęp do dokumentów, takich jak lista obecności czy projekty uchwał. Aplikacja powinna także umożliwiać tajne głosowanie.
Po zakończeniu zdalnego zgromadzenia sporządza się pisemny protokół, w którym wspólnicy obecni fizycznie podpisują listę obecności, natomiast osoby uczestniczące zdalnie są jedynie wymienieni na liście dołączonej do protokołu.
Wprowadzenie reprezentacji samoistnej ułatwia podejmowanie decyzji
Kolejnym rozwiązaniem, które może uprościć podejmowanie decyzji i zarządzanie agencją, w której jest kilku wspólników jest wprowadzenie reprezentacji samoistnej. Zgodnie z podstawową zasadą w przypadku zarządu wieloosobowego, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, spółkę reprezentuje dwóch członków zarządu działających łącznie lub członek zarządu działający łącznie z prokurentem (art. 205 § 1 k.s.h.).
Takie rozwiązanie ma oczywiście na celu zabezpieczenie interesów spółki przed ryzykiem podejmowania decyzji przez jedną osobę. Niewątpliwie zapewnia to większą kontrolę nad działalnością zarządu, jednak z drugiej strony może znacząco spowalniać proces podejmowania decyzji. Zwłaszcza, uwzględniając specyfikę działalności agencji marketingowych, w których decyzji do podjęcia „na zewnątrz” może być sporo. Umowa spółki może jednak modyfikować tę ogólną zasadę, np. można ustalić, że spółka jest reprezentowana przez każdego członka zarządu samodzielnie (reprezentacja samoistna).
Czym jest reprezentacja samoistna i jakie są jej zalety?
Reprezentacja samoistna oznacza, że każdy z członków zarządu może reprezentować spółkę samodzielnie, bez konieczności współdziałania z innym członkiem zarządu, co znacząco przyspiesza podejmowanie decyzji. Należy pamiętać, że zasadniczo nie można ograniczyć sposobu reprezentacji do wysokości zobowiązania zaciągiętego np. do kwoty 50 tys. zł. Zgodnie z przeważającym poglądem, takie ograniczenia mają jedynie charakter wewnętrzny i nie mogą być wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS jako element określający sposób bądź zasady reprezentacji spółki.
Dopuszczalne jest jednak wprowadzenie wewnętrznej odpowiedzialności członka zarządu w tym zakresie. Powszechnie stosowanym rozwiązaniem wystepującym w praktyce jest uregulowanie zasad odpowiedzialności członka zarządu w umowie bądź porozumieniu o współpracy w zakresie funkcjonowania spółki.
W celu zabezpieczenia interesu spółki i ograniczenia ryzyka, wspólnicy mogą wprowadzić do takiej umowy sankcje w postaci kar umownych za samoistne działanie członka zarządu bez zgody wcześniejszej uchwały zarządu, wyrażajacej zgodę na daną czynność.Teoretycznie, również w umowie spółki mogą znaleźć się uregulowania w tym zakresie. Odradzamy jednak takie rozwiązanie, ponieważ umowa spółki jest dokumentem powszechnie dostępnym, a w interesie wspólników może być nieujawnianie wzajemnych ustaleń do publicznej wiadomości.
Przykład: Zgodnie z umową o współpracy w zakresie funkcjonowania spółki, każdy członek zarządu może samodzielnie reprezentować spółkę przy zobowiązaniach do kwoty 50 tys. zł, natomiast powyżej tej kwoty konieczne jest działanie dwóch członków zarządu łącznie. W przypadku, gdy jeden członek zarządu podpisze umowę przekraczającą tę kwotę bez wymaganego współdziałania, będzie ona ważna wobec osób trzecich, ale członek zarządu może być zobowiązany do zapłaty kary umownej na rzecz spółki za naruszenie wewnętrznych ustaleń.
Podsumowanie „Bullet-points”
Zarządzanie agencją w formie sp. z o.o., w której jest kilku wspólników, może być wyzwaniem, zwłaszcza w kontekście sprawnego podejmowania decyzji i bieżacego zarządzania. Wprowadzenie regulaminu zdalnych zgromadzeń oraz reprezentacji samoistnej to dwa skuteczne narzędzia, które odpowiednio wdrożone, mogą znacząco uprościć te procesy.
Kancelaria JWMS oferuje kompleksową obsługę i doradztwo w zakresie przygotowania regulaminu zdalnego uczestnictwa w zgromadzeniach, oraz procesu wdrożenia zmian w umowie spółki.
Korzyści z wprowadzenia regulaminu zdalnego uczestnictwa w zgromadzeniach:
- Oszczędność czasu i kosztów dojazdu – udział w zgromadzeniu online eliminuje potrzebę fizycznej wizyty np. w siedzibie Spółki, co pozwala na szybkie podejmowanie decyzji „tu i teraz”;
- Większa elastyczność – wspólnicy mogą uczestniczyć w zgromadzeniu z dowolnego miejsca na świecie, co zwiększa ich zaangażowanie i umożliwia sprawniejsze podejmowanie decyzji;
- Przejrzystość procesu – formalizowanie zasad zdalnych zgromadzeń pozwala na lepszą organizację i kontrolę nad podejmowanymi decyzjami, co sprzyja przejrzystości działań i spełnieniu wymagań prawnych.
Zalety reprezentacji samoistnej:
Zmniejszenie ryzyka paraliżu decyzyjnego – w spółkach z kilkoma członkami zarządu, zwłaszcza gdy panuje między nimi różnica zdań, proces podejmowania decyzji może ulec znacznemu wydłużeniu. Reprezentacja samoistna pozwala zminimalizować to ryzyko.
Szybkość podejmowania decyzji – wprowadzenie reprezentacji samoistnej pozwala uniknąć konieczności gremialnego uzyskiwania zgody kilku członków zarządu na podjęcie decyzji, co znacząco przyspiesza proces decyzyjny;
Zwiększona elastyczność – każdy członek zarządu może samodzielnie podejmować decyzje, co pozwala na większą elastyczność w reprezentacji spółki „na zewnątrz”;
Licencje i prawa autorskie
Przy organizacji jakiegokolwiek eventu kluczowe jest wcześniejsze ustalenie, kto odpowiada za zawarcie umowy z właściwą organizacją zbiorowego zarządzania oraz za opłacenie wymaganej licencji. Równie istotne jest przygotowanie listy utworów, które będą odtwarzane podczas wydarzenia – organizacje te mogą bowiem zażądać jej przedstawienia.
Należy pamiętać, że wykorzystywanie cudzych utworów bez stosownej licencji może prowadzić do odpowiedzialności odszkodowawczej, a nawet karnej.
Zgody na wykorzystanie wizerunku
Firmy organizujące wydarzenia bardzo często dokumentują je w mediach społecznościowych, publikując zdjęcia i nagrania. Jeżeli materiały te przedstawiają uczestników, konieczne jest posiadanie podstawy prawnej do rozpowszechniania ich wizerunku.
Wizerunek podlega ochronie na kilku płaszczyznach:
- jako dane osobowe w rozumieniu RODO,
- jako dobro osobiste chronione przez kodeks cywilny,
- bezpośrednio na gruncie art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
Co do zasady, rozpowszechnianie wizerunku wymaga zgody osoby przedstawionej. Wyjątki od tej reguły przewidziane są w sytuacjach, gdy:
- osoba jest powszechnie znana, a wizerunek wykonano w związku z pełnieniem przez nią funkcji publicznych (np. politycznych, społecznych, zawodowych),
- dana osoba stanowi jedynie szczegół większej całości, takiej jak zgromadzenie, krajobraz czy publiczna impreza.
W przypadku eventów firmowych szczególnie istotna jest ta druga przesłanka – jeżeli zdjęcie przedstawia grupę uczestników, a żadna osoba nie jest w nim centralną postacią, publikacja takiego materiału nie wymaga odrębnej zgody. Inaczej wygląda sytuacja, gdy kadr jednoznacznie eksponuje konkretną osobę – wówczas jej zgoda staje się niezbędna.
Warto też pamiętać, że zgoda na rozpowszechnienie wizerunku może zostać udzielona w sposób dorozumiany, np. poprzez akceptację regulaminu wydarzenia. Jednak osoba uwieczniona na zdjęciu zawsze ma prawo cofnąć zgodę, co automatycznie czyni dalsze rozpowszechnianie jej wizerunku niedozwolonym.